Modelo de autorización a otra persona para hacer un trámite

Una autorización es un escrito firmado en el que permites a otra persona hacer en tu nombre una gestión concreta: presentar unos papeles, pedir información o recoger un documento. Para los trámites sencillos suele bastar con ella y una copia de tu DNI. Pero ante una administración, si la otra persona va a presentar una solicitud, un recurso o una declaración responsable por ti, la ley exige acreditar la representación, y muchas te pedirán su propio modelo o un apoderamiento en su registro.

Para qué sirve y cuándo se usa

Una autorización es, en términos legales, un mandato: encargas a otra persona que haga algo por cuenta tuya (artículo 1709 del Código Civil). El Código Civil permite darlo por escrito, en un documento privado, e incluso de palabra (artículo 1710), pero en una ventanilla nadie te va a creer de palabra: por eso se pone por escrito y se firma.

Se usa, sobre todo, para:

• Gestiones en una administración. Pedir un volante de empadronamiento, entregar la documentación que te han pedido para un expediente o recoger un certificado.
• Gestiones en un centro educativo. Recoger un título, unas notas o un expediente académico cuando tú no puedes ir. Si el centro tiene su propio impreso, usa ese.
• Gestiones en una empresa. Recoger un aparato en un servicio técnico, firmar un albarán o entregar unas llaves.

No es el documento adecuado en estos casos:

• Recoger un paquete o una carta. Es un caso más sencillo y con requisitos propios de Correos: tienes el modelo de autorización para recoger un envío.
• Que un menor viaje al extranjero sin sus padres. No se hace con una autorización privada, sino con el permiso oficial que se firma en la Policía o en la Guardia Civil: te lo explicamos en la guía de la autorización de viaje de un menor.
• Vender, comprar o hipotecar un inmueble, aceptar una herencia ante notario o pleitear. Para todo lo que deba hacerse en escritura pública, para administrar bienes y para actuar en un juicio, el Código Civil exige que el poder conste en documento público (artículo 1280). Es decir, poder notarial.
• Mover dinero de tu cuenta. Un banco no está obligado a aceptar una autorización privada. Pregunta antes si te piden que esa persona figure como autorizada en la cuenta o que tenga un poder notarial.

Qué exige la ley ante una administración

La representación ante las administraciones está en el artículo 5 de la Ley 39/2015, del Procedimiento Administrativo Común. Cualquier persona con capacidad de obrar puede actuar a través de un representante, pero no todo se trata igual:

Lo que va a hacer la otra persona	Qué dice la ley
Actos y gestiones de mero trámite, como aportar a un expediente un documento que te han pedido	La representación se presume (artículo 5.3)
Presentar una solicitud, una declaración responsable o una comunicación	Hay que acreditar la representación (artículo 5.3)
Recurrir, desistir de una acción o renunciar a un derecho	Hay que acreditar la representación (artículo 5.3)

Para acreditarla, la ley admite «cualquier medio válido en Derecho que deje constancia fidedigna de su existencia» (artículo 5.4). Una autorización firmada con copia del DNI puede servir, pero quien decide si es suficiente es la administración. Lo que la ley da por acreditado en todo caso es:

• El apoderamiento «apud acta». Lo haces tú, compareciendo en persona en una oficina de asistencia en materia de registros, o por internet en la sede electrónica de esa administración, con firma electrónica (artículo 6.5).
• La inscripción en un registro electrónico de apoderamientos. El Estado, cada comunidad autónoma y cada entidad local tienen el suyo (artículo 6.1). Puedes dar un poder general para cualquier trámite ante cualquier administración, uno para una administración concreta o uno solo para trámites determinados (artículo 6.4). Duran como mucho cinco años, y puedes revocarlos o prorrogarlos antes (artículo 6.6).

Si la representación no está bien acreditada, el trámite no se pierde: la administración te tiene que dar un plazo de diez días para aportarla o corregirla (artículo 5.6).

Dos registros que conviene conocer

• Registro Electrónico de Apoderamientos de la Administración General del Estado. Se hace por internet en el Punto de Acceso General, con DNI electrónico o certificado digital, o en persona en una oficina de asistencia en materia de registros. Si lo inscribes tú, la persona apoderada tiene que aceptarlo después; hasta entonces no tiene efecto.
• Registro de Apoderamientos de la DGT. Tráfico tiene el suyo, para todos sus trámites. Se puede hacer por internet (con certificado, DNI electrónico o Cl@ve), por teléfono en el 060 o en persona en una Jefatura con cita previa y el impreso de otorgamiento firmado por los dos. Por internet o en persona eliges cuánto dura, hasta el máximo de cada trámite; por teléfono dura un mes.

Qué tiene que llevar la autorización

• Tus datos completos. Nombre y apellidos, DNI o NIE y domicilio, tal como aparecen en tu documento.
• Los datos de la persona autorizada. Nombre y DNI o NIE: en la ventanilla comprobarán que coinciden con el documento que enseñe.
• Ante quién. El organismo o la entidad con su nombre completo: «el Ayuntamiento de Zaragoza», no «el ayuntamiento».
• Qué trámite, exactamente. Es lo más importante. Una autorización «para todo» genera desconfianza y muchas oficinas la rechazan. Describe la gestión como la describiría el funcionario: «solicitar y recoger un volante de empadronamiento a mi nombre».
• Qué puede hacer. Si solo presenta y recoge papeles, o si además puede firmar impresos en tu nombre. Lo que no esté escrito, no lo puede hacer.
• Hasta cuándo vale. Hasta que termine el trámite o hasta una fecha. Una autorización sin límite puede usarse cuando ya no quieres.
• La copia de tu DNI. Sirve para comparar tu firma.
• Lugar, fecha y las firmas. La tuya, y la de la persona autorizada aceptando el encargo.